Uhlmann Pac-Systeme – SAP Change Management mit Conigma

Als international führender Anbieter von Verpackungslösungen für die Pharmaindustrie ist Uhlmann Pac-Systeme auf stabile, sichere und nachvollziehbare IT-Prozesse angewiesen. Die wachsende SAP-Landschaft mit ca. 30 Gesellschaften, externen Partnern und unterschiedlichen Systemwelten stellte das Unternehmen vor neue Herausforderungen. Ziel war es, einen verbindlichen SAP-Change-Prozess mit durchgängiger End-to-End-Struktur einzuführen – vom internen SAP-Experten bis zum externen Partner, unabhängig vom jeweiligen SAP-Know-how. Bisher waren Freigaben und Dokumentationen organisatorisch geregelt, jedoch ohne technische Absicherung. Damit war es aufwendig spätere Änderungen  – etwa bei Wirtschaftsprüfungen – sauber nachzuverfolgen. Hier setzte Uhlmann an, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Governance durchgängig und automatisiert sicherzustellen.

Die Lösung: Conigma CCM und Conigma Connect

Die Uhlmann Group entschied sich nach einer ausführlichen Marktanalyse für Conigma™ CCM und Conigma™ Connect. Die Software Conigma™ CCM der Galileo Group führt nicht nur strukturiert durch alle notwendigen Schritte der SAP-Softwarelogistik, sondern stellt ein verbindliches Vier-Augen-Prinzip sicher, bei dem kein Change ohne fachliche Genehmigung umgesetzt wird.

Dabei war von Anfang an klar: Jira als zentrales ITSM-System bleibt das führende System für Incidents und Anforderungen. Conigma™ Connect bildet als „zentrale Spinne im Netz“ die Voraussetzung für die enge bidirektionale und revisionssichere Integration in dieser bestehenden ITSM-Landschaft. Die Implementierung gelang mit geringem zeitlichem Aufwand binnen weniger Wochen, also sehr kosteneffizient. So wurde eine technisch abgesicherte und durchgängige Prozesssteuerung über alle internen und externen Beteiligten hinweg ermöglicht.

Ob im Mutterunternehmen oder bei der SAP-Neueinführung in Tochterfirmen mit vielen individuellen Entwicklungen – die Conigma™ Suite unterstützt unterschiedliche Target Operating Models zuverlässig. Damit wurde aus einer vormals manuellen Steuerung im Freigabeprozess ein verbindlicher „technisch erzwungener“ Standard mit Vier-Augen-Prinzip.

"Mit Conigma™ haben wir einen Standard geschaffen, der für alle funktioniert – vom SAP-Veteranen bis zum Junior und allen externen Partnern."
— Helge Stührmann, Head of Business Applications bei Uhlmann Pac-Systeme

Das Vorgehen: Schritt für Schritt zur unternehmensweiten Einführung

Uhlmann setzte bewusst auf eine schrittweise Einführung um die Akzeptanz innerhalb der IT-Abteilung zu fördern: Denn eine Tool-unterstützte Prozessänderung stellt eine spürbare Veränderung etablierter Arbeitsweisen dar, vor allem für SAP-erfahrene Mitarbeitende. „Uns war wichtig, nicht einfach nur ein neues Tool einzuführen, sondern die Menschen auf diesem Weg mitzunehmen“, erklärt Lukas Bulla, SAP-Basis-Verantwortlicher bei Uhlmann Pac-Systeme.

Zunächst wurde mit einer einzelnen SAP-Landschaft gestartet, drei Monate später folgte der Live-Gang der beiden größten Systeme. Parallel dazu lief eine sanfte Einführungsphase nach dem Prinzip „Kann, kein Muss“ in der wöchentliche Fragerunden und regelmäßige Meetings dazu dienten, alle Beteiligten frühzeitig einzubinden.

Erst danach wurde der neue Prozess schrittweise für alle Bereiche verpflichtend, sodass nicht einfach Transporte ohne freigegebenen Change „mal eben durchgeschoben werden“.

Die direkte Verknüpfung von Jira-Tickets und SAP-Transporten sorgt heute dafür, dass Change-Objekte automatisiert angelegt, Customizing- und Workbench-Transporte automatisch erstellt  und dass „on-the-fly“ sichergestellt wird, dass alle Prozessschritte eingehalten werden. Dabei werden auch systemübergreifende Changes sauber durchgesteuert.

Uhlmann profitierte dabei direkt von der Fachexpertise und dem kompetenten persönlichen Support der Galileo Group. „Die sehr schnelle Reaktionszeit der Entwickler ist hierbei hervorzuheben, Anpassungen und Anforderungen wurden häufig noch am selben Tag erfolgreich umgesetzt, was bei internationalen Software-Anbietern nicht selbstverständlich ist“. — Lukas Bulla. „Zudem konnten wir von der über 20-jährigen Best-Practice-Erfahrung von Galileo bei anderen internationalen Konzernen profitieren.“

Erfahrungen und Mehrwert im laufenden Betrieb

Die Umstellung hat sich gelohnt: Uhlmann berichtet von deutlich weniger manuellen Aufwänden, höherer Systemverfügbarkeit und einer lückenlosen Dokumentation. Besonders in großen Projekten wie der S/4HANA-Migration oder bei der Einführung einer Tochterfirma der Uhlmann Gruppe hat Conigma™ überzeugt. "Dank Conigma™ konnten wir bei Go-Lives mehrere hundert Transporte automatisiert einspielen – das hätte sich früher niemand getraut" so Lukas Bulla. Auch kritische Stimmen im Vorfeld wandelten sich schnell: die automatisierte Überholerprüfung sorgte dafür, dass Alttransporte korrekt erkannt und verarbeitet wurden – und verhinderte so zuverlässig potenzielle Systemausfälle – ein echter „Retter in der Not“. Die Möglichkeit, vorab Simulationen durchzuführen, gibt den Teams zusätzliche Sicherheit – „Man kann beruhigt ins Wochenende gehen“, da kein Produktionsausfall droht.

Fazit & Ausblick

Heute nutzt Uhlmann den neuen Change-Prozess in allen SAP-Systemen – bis auf das HCM-System, das noch aufgrund besonderer organisatorischer Anforderungen ausgenommen ist. Dort sollen Stammdaten für Testzwecke aus der Produktion zurück in die Entwicklung gespielt werden, was eine spezielle Prozessgestaltung erfordert. Diese letzte Lücke soll noch in diesem Jahr geschlossen werden, um die End-to-End-Durchgängigkeit auch hier vollständig herzustellen. Technisch ist das mit der Conigma™ Suite kein Problem.

Perspektivisch sieht sich Uhlmann mit Conigma™ bestens aufgestellt, um auch zukünftige Anforderungen effizient umzusetzen. Dazu zählen mögliche Erweiterungen wie Test-Management-Lösungen oder BPMN-Prozessmodellierungen. Dank der offenen Architektur und flexiblen Integration bleibt Uhlmann zukunftssicher und handlungsfähig, um weitere End-to-End-Prozesse entlang der IT-Toolchain zu realisieren.